Executive Assistant & Operations (m/w/d)

Nicht Assistenz. Sondern operative Entlastung.

VIAMA unterstützt Geschäftsführer und mittelständische Unternehmen dabei, in Themen wie NIS2, Informationssicherheit, Compliance und Governance Klarheit, Struktur und Entscheidungsfähigkeit aufzubauen.

Wir suchen keine klassische Assistenz.

Wir suchen jemanden, der Verantwortung zieht.

Jemanden, der Dinge erkennt, bevor sie eskalieren.

Jemanden, der Momentum erzeugt statt Aufgaben zu verwalten.

Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und sorgst dafür, dass aus Ideen, Gesprächen und Projekten echte Bewegung entsteht.

Aufgaben

Du hältst dem Geschäftsführer nicht den Kalender frei.

Du hältst ihm operativ den Rücken frei.
Das bedeutet konkret:

Du erkennst offene Schleifen und schließt sie aktiv.

Du bereitest Entscheidungen vor statt Termine zu koordinieren.

Du treibst Follow ups, Angebote und Kommunikation aktiv voran.

Du bringst Struktur in Sales, Recruiting und Operations.

Du koordinierst Themen eigenständig mit Kunden, Partnern und Team.

Du denkst unternehmerisch mit und verstehst, wo gerade der größte Hebel für VIAMA liegt.

Du wartest nicht auf Aufgaben, sondern ziehst Verantwortung aktiv an Dich.

Was Du NICHT bei uns machst

reine Kalenderpflege

passives Abarbeiten von To dos

nur administrative Assistenz

„Sag mir einfach, was ich tun soll“

Qualifikation

Wir suchen keinen perfekten Lebenslauf.

Wir suchen Menschen mit:

Ownership

Geschwindigkeit

Struktur

Kommunikationsstärke

Mitdenken

hoher Selbstständigkeit

Lust auf Verantwortung

unternehmerischem Interesse

Du musst keine Expertin oder kein Experte für Informationssicherheit sein.

Aber Du musst verstehen wollen, wie das Unternehmen funktioniert und wo Du konkret Wirkung erzeugst.

So arbeitest Du erfolgreich bei VIAMA

Du passt gut zu uns, wenn Du:

Probleme aktiv ansprichst

Verantwortung nicht wegdelegierst

bei Unsicherheit nicht passiv wirst

gerne Dinge organisierst UND vorantreibst

mit schnellen Veränderungen umgehen kannst

Initiative selbstverständlich findest

Dich wohlfühlst, wenn nicht alles perfekt vorgegeben ist

Das solltest Du mitbringen

Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift

Strukturierte und professionelle Kommunikation

Sicherer Umgang mit digitalen Tools

Eigenständige Arbeitsweise

Interesse an Sales, Business Operations und Unternehmensentwicklung

Erfahrung in Assistenz, Operations, Projektsteuerung, Recruiting, Sales Operations oder Kundenkommunikation ist hilfreich.

Viel wichtiger ist aber Deine Haltung.

Rahmen

Vollzeit oder Teilzeit möglich

Remote + regelmäßige Abstimmung mit dem Team

Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer

Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum

Schnelle Entwicklungsmöglichkeiten

Wichtig

Wenn Du einen klar abgegrenzten Aufgabenbereich suchst, in dem Dir alles vorgegeben wird, ist diese Rolle vermutlich nicht passend.

Wenn Du aber Lust hast, Verantwortung zu übernehmen, Dinge wirklich mitzugestalten und operativ Wirkung zu erzeugen, freuen wir uns auf Deine Bewerbung.